Arbeidsrelaties & dienstbetrekking
0/25Sportorganisaties en hun medewerkers zijn wettelijk verplicht om vooraf een juist en volledig beeld te vormen van de wijze waarop de samenwerking wordt ingericht en welke arbeidsrelatie daar het beste bij past. Daarbij is niet alleen de gekozen contractvorm van belang, maar vooral hoe de samenwerking feitelijk wordt uitgevoerd in de praktijk.
Wij adviseren werkgevers om niet alleen vooraf, maar ook periodiek te toetsen of de praktijk nog aansluit bij de gekozen arbeidsrelatie. De feitelijke situatie is namelijk leidend bij de beoordeling door bijvoorbeeld de Belastingdienst of rechter. Binnen sportorganisaties kan sprake zijn van verschillende arbeidsrelaties, zoals een werknemer, opdrachtnemer (bijvoorbeeld een zzp’er) of vrijwilliger.
Bij een dienstbetrekking moeten de arbeidsovereenkomst, functie-indeling, inschaling en overige arbeidsvoorwaarden voldoen aan de wet en de CAO Sport. Onder arbeidsvoorwaarden vallen onder andere salaris, werktijden, vakantie en pensioen. Door deze afspraken duidelijk vast te leggen en regelmatig te actualiseren, ontstaat helderheid voor zowel werkgever als werknemer.
Wanneer extra capaciteit nodig is, is het belangrijk om zorgvuldig te bepalen welke mensen, functies en arbeidsrelaties passen bij de werkzaamheden en de koers van de organisatie.
Stap A — Basis
Op orde / Actie nodig / N.v.t.
De gekozen arbeidsrelaties passen bij de feitelijke uitvoering van het werk en voldoen aan de wettelijke vereisten.
Met iedere werknemer is een schriftelijke arbeidsovereenkomst gesloten waarin de wettelijke verplichtingen en de voorwaarden volgens de CAO Sport zijn vastgelegd.
Relevante bedingen (o.a. proeftijd en concurrentiebeding) zijn rechtsgeldig vastgelegd.
De werktijdenregeling is met instemming van de medezeggenschap vastgelegd.
Individuele werktijden zijn met iedere werknemer vastgelegd.
Wettelijke en bovenwettelijke vakantie-uren worden correct geregistreerd.
Met instemming van de medezeggenschap is een regeling voor werving en selectie overeengekomen.
De toepassing van de ketenregeling voldoet aan artikel 4 van de CAO Sport.
Voor functies waarvoor dit noodzakelijk is, beschikt de organisatie over een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
Met iedere vrijwilliger zijn de afspraken vastgelegd en de vergoeding voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
De benodigde vergunningen voor buitenlandse werknemers zijn op orde.
De functie zoals opgenomen in de arbeidsovereenkomst is correct ingedeeld en ingeschaald conform de CAO Sport.
In lijn met artikel 26 uit de CAO Sport is de pensioenvoorziening geregeld via Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW).
Stap B — Georganiseerd
Op orde / Actie nodig / N.v.t.
Arbeidsrelaties en overeenkomsten worden bij wijzigingen en periodiek gecontroleerd op aansluiting bij de feitelijke uitvoering van het werk.
Voor indiensttreding, wijzigingen en uitdiensttreding bestaan vaste procedures.
Het functiehuis, de functiebeschrijvingen en de bijbehorende inschalingen worden periodiek gecontroleerd en geactualiseerd.
De personeelsbehoefte wordt periodiek besproken en vertaald naar een formatie- en vacatureplanning. Verwachte instroom, doorstroom en uitstroom worden in beeld gebracht.
Verloop en redenen voor vertrek worden geregistreerd en besproken.
Voor kwetsbare of moeilijk vervulbare functies worden tijdig maatregelen genomen.
Pensioencommunicatie is onderdeel van de onboarding en de reguliere informatievoorziening.
Stap C — Strategisch
Op orde / Actie nodig / N.v.t.
De toekomstige personeelsbehoefte is gebaseerd op de koers en meerjarenplannen van de organisatie.
De benodigde capaciteit, functies, kennis en vaardigheden zijn voor de komende jaren in beeld.
De organisatie maakt bewuste keuzes tussen werven, ontwikkelen, inhuren, samenwerken en anders organiseren van werk.
Het functie- en arbeidsvoorwaardenbeleid ondersteunt het aantrekken, ontwikkelen en behouden van werknemers.
Verschillen in functie-indeling, inschaling en beloning worden onderzocht, objectief verklaard en waar nodig aangepakt.
Veilig en gezond werken
0/19Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving. Dit geldt voor alle plaatsen waar arbeid wordt verricht, waaronder de thuiswerkplek. Een goed arbobeleid helpt arbeidsrisico’s te voorkomen, ziekteverzuim te beperken en werknemers duurzaam inzetbaar te houden.
De RI&E is het centrale instrument voor het inventariseren en aanpakken van arbeidsrisico’s. Deze checklist herhaalt de afzonderlijke risico’s niet, maar beoordeelt of veilig, gezond en duurzaam werken goed is georganiseerd, wordt opgevolgd en onderdeel is van de organisatie- en personeelsontwikkeling.
Naast het beheersen van arbeidsrisico’s is ook de organisatie van het werk van belang. Een passende werkbelasting, voldoende herstelmogelijkheden, duidelijke verantwoordelijkheden en aandacht voor verschillende loopbaan- en levensfasen dragen eraan bij dat werknemers gezond, gemotiveerd en productief kunnen blijven werken.
Stap A — Basis
Op orde / Actie nodig / N.v.t.
Er is in samenwerking met de medezeggenschap een arbobeleid opgesteld.
Er is ten minste één preventiemedewerker aangewezen die voldoende tijd en mogelijkheden heeft om de wettelijke taken uit te voeren.
Er is een actuele RI&E met een plan van aanpak.
Er is een basiscontract afgesloten met een arbodienstverlener.
Werknemers krijgen voorlichting en instructies over veilig en gezond werken.
Er is een verzuimbeleid met duidelijke afspraken over ziekmelding, begeleiding en re-integratie.
De organisatie past de geldende afspraken over arbeidsduur, rusttijden, pauzes, vakantie en verlof toe en bespreekt tijdig passende aanpassingen wanneer de belastbaarheid of inzetbaarheid van een werknemer verandert.
Er is in overleg met de medezeggenschap een thuiswerkregeling opgesteld.
Stap B — Georganiseerd
Op orde / Actie nodig / N.v.t.
Het arbobeleid wordt periodiek besproken met directie, leidinggevenden, de preventiemedewerker en medezeggenschap.
Voor iedere actie uit het Plan van Aanpak zijn een verantwoordelijke, termijn en wijze van opvolging vastgesteld.
De RI&E wordt gecontroleerd bij veranderingen in werkzaamheden, werkplekken of arbeidsomstandigheden.
Verzuim, werkdruk en andere signalen worden periodiek besproken en geanalyseerd.
Leidinggevenden herkennen en bespreken arbeidsrisico's en signalen van overbelasting of verminderde inzetbaarheid en zoeken samen met de werknemer naar passende maatregelen en oplossingen.
Afspraken over bereikbaarheid, thuiswerken en herstel buiten werktijd zijn duidelijk.
Stap C — Strategisch
Op orde / Actie nodig / N.v.t.
Bestuur of directie bespreekt periodiek de belangrijkste risico's en resultaten op het gebied van veilig en gezond werken.
Informatie uit de RI&E, verzuim, incidenten en werknemerssignalen wordt gebruikt om structurele oorzaken aan te pakken.
De gevolgen voor veiligheid, gezondheid, werkbelasting en inzetbaarheid worden vooraf meegewogen bij organisatiebesluiten.
Functies, teams en werkprocessen zijn zo ingericht dat werknemers het werk gezond en duurzaam kunnen uitvoeren.
Het personeelsbeleid houdt rekening met verschillende loopbaan- en levensfasen en ondersteunt werknemers bij veranderingen in belastbaarheid, werk en loopbaan.
Dialoog, functioneren en ontwikkeling
0/12Een goede dialoog tussen leidinggevende en werknemer draagt bij aan het welbevinden, functioneren en de ontwikkeling van werknemers. De CAO Sport bepaalt dat minimaal eenmaal per jaar een gesprek plaatsvindt waarin deze onderwerpen aan bod komen en waarin ontwikkelafspraken worden gekoppeld aan het opleidings- en scholingsplan.
Daarnaast is de werkgever verplicht om een opleidingsbeleid en opleidingsjaarplan op te stellen en minimaal 1% van de jaarloonsom beschikbaar te stellen voor opleiden en ontwikkelen. Door gesprekken, ontwikkeling en organisatiedoelen met elkaar te verbinden, ontstaat een aanpak die zowel werknemers als de organisatie helpt vooruit te gaan.
Stap A — Basis
Op orde / Actie nodig / N.v.t.
Minimaal eenmaal per jaar vindt met iedere werknemer een gesprek plaats over welbevinden, functioneren en ontwikkeling. De belangrijkste afspraken worden vastgelegd en opgevolgd.
Met instemming van de medezeggenschap is een opleidingsbeleid en opleidingsjaarplan opgesteld en is minimaal 1% van de jaarloonsom beschikbaar voor opleiden en ontwikkelen.
De benodigde scholing om de functie goed en veilig uit te voeren wordt aangeboden.
Stap B — Georganiseerd
Op orde / Actie nodig / N.v.t.
Gedurende het jaar vinden volgens een vaste cyclus gesprekken plaats over doelen, voortgang, werkplezier en ontwikkeling.
Leidinggevenden worden ondersteund bij het voeren van goede gesprekken en het geven van feedback.
De leer- en ontwikkelbehoeften worden jaarlijks geïnventariseerd en vertaald naar concrete activiteiten.
Naast opleidingen wordt gebruikgemaakt van andere leervormen, zoals coaching, intervisie, kennisdeling en leren op de werkplek.
In gesprekken is aandacht voor talenten, loopbaanwensen, werkbelasting en duurzame inzetbaarheid.
Stap C — Strategisch
Op orde / Actie nodig / N.v.t.
Individuele en teamdoelen zijn verbonden met de koers en doelstellingen van de organisatie.
Inzichten uit gesprekken worden gebruikt om leiderschap, samenwerking en de organisatie van het werk te verbeteren.
Het ontwikkelbeleid is gebaseerd op de kennis en vaardigheden die de organisatie nu en in de toekomst nodig heeft.
Ontwikkeling, kennisdeling en mobiliteit worden gericht ingezet om inzetbaarheid, continuïteit en behoud van werknemers te versterken.
HR-governance, data en verantwoord AI-gebruik
0/11Goed werkgeverschap vraagt om duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor personeelsbeleid en om tijdige betrokkenheid van werknemers en medezeggenschap bij besluiten die hen raken. HR-data en digitale hulpmiddelen kunnen helpen om personeelsprocessen efficiënter uit te voeren en betere beslissingen te nemen. Het gebruik van personeelsgegevens vraagt tegelijkertijd om zorgvuldigheid. Alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor een duidelijk doel mogen worden verzameld, gebruikt en bewaard. Werknemers moeten weten welke gegevens worden verwerkt en wie daar toegang toe heeft.
Ook AI biedt kansen om werkprocessen slimmer, effectiever en aantrekkelijker te organiseren. Verantwoord gebruik vraagt om duidelijke afspraken, aandacht voor privacy, transparantie en eerlijkheid en voldoende menselijke controle. Organisaties die AI gebruiken, moeten zorgen dat betrokken werknemers over voldoende kennis en vaardigheden beschikken om de mogelijkheden, beperkingen en risico’s ervan te begrijpen.
Stap A — Basis
Op orde / Actie nodig / N.v.t.
Het is duidelijk wie eindverantwoordelijk is voor het personeelsbeleid en wie bevoegd is om personeelsbesluiten te nemen.
De wettelijk vereiste medezeggenschap is ingericht en advies- en instemmingsrechten worden correct toegepast.
Personeelsgegevens worden voor een duidelijk doel verzameld, zorgvuldig beveiligd en niet langer bewaard dan noodzakelijk.
Er zijn duidelijke afspraken over het gebruik van AI, waarbij persoonsgegevens worden beschermd, personeelsbesluiten onder menselijke verantwoordelijkheid blijven en werknemers die AI gebruiken over voldoende AI-geletterdheid beschikken.
Stap B — Georganiseerd
Op orde / Actie nodig / N.v.t.
De belangrijkste HR-processen, verantwoordelijkheden en besluitvormingsprocedures zijn beschreven en worden periodiek gecontroleerd.
Bestuur, directie en medezeggenschap hebben een vaste overlegstructuur en werknemers worden ook buiten de formele medezeggenschap betrokken.
AI-toepassingen hebben een duidelijk doel, een aangewezen verantwoordelijke en passende menselijke controle.
Stap C — Strategisch
Op orde / Actie nodig / N.v.t.
HR-prioriteiten, verantwoordelijkheden en de inrichting van de HR-functie sluiten aan op de koers en toekomstige opgaven van de organisatie.
HR-data wordt samen met ervaringen van werknemers en leidinggevenden gebruikt om personeels- en organisatiebesluiten te onderbouwen.
Werknemers en medezeggenschap worden vroegtijdig betrokken bij organisatieveranderingen en de invoering van nieuwe digitale werkwijzen.
Digitale systemen en AI-toepassingen worden vóór invoering en daarna periodiek beoordeeld op toegevoegde waarde, kwaliteit, uitlegbaarheid en veiligheid en op hun gevolgen voor functies, vaardigheden, werkdruk, autonomie, privacy en gelijke behandeling.
Vragen en advies?
Heb je na het doorlopen van deze checklist een vraag, behoefte aan advies of een verbetersuggestie? Laat het ons weten via info@sportwerkgever.nl of bel 026 483 44 50. We staan je graag bij.
Sociale veiligheid, integriteit en gelijke kansen
0/15Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een werkomgeving waarin werknemers zich veilig en met respect behandeld voelen. Ongewenst gedrag, discriminatie en andere integriteitsrisico’s moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Signalen, meldingen en klachten moeten zorgvuldig en vertrouwelijk worden opgevolgd.
De CAO Sport verplicht werkgevers om een regeling voor ongewenst gedrag te hebben. Deze bevat in ieder geval preventief beleid, een interne of externe vertrouwenspersoon en een klachtenprocedure. Afhankelijk van de omvang van de organisatie kan daarnaast een interne meldprocedure voor vermoedens van misstanden verplicht zijn.
Goed werkgeverschap vraagt ook om gelijke kansen. Dit betekent dat besluiten over werving, beloning, ontwikkeling en doorstroom gebaseerd zijn op objectieve en uitlegbare criteria. Sociale veiligheid, integriteit en gelijke kansen moeten niet alleen in regelingen worden vastgelegd, maar ook zichtbaar zijn in het dagelijkse handelen van bestuur, leidinggevenden en werknemers.
Stap A — Basiswettelijke verplichtingen en CAO Sport
Op orde / Actie nodig / N.v.t.
Ongewenst gedrag en discriminatie zijn opgenomen in de Sport RI&E en het Plan van Aanpak.
Er is een regeling voor ongewenst gedrag met preventief beleid, een vertrouwenspersoon en een klachtenprocedure.
Gewenst en ongewenst gedrag is duidelijk beschreven en gecommuniceerd.
Er is een klokkenluidersregeling wanneer deze verplicht is.
Werknemers weten waar zij terechtkunnen met een signaal, melding of klacht.
Werving, selectie, beloning, ontwikkeling en doorstroom vinden plaats op basis van objectieve criteria.
Stap B — Georganiseerdprocessen, rollen en periodieke opvolging
Op orde / Actie nodig / N.v.t.
Beleid, gedragscode en procedures worden periodiek gecontroleerd en actueel gehouden.
Sociale veiligheid en integriteit zijn onderdeel van de onboarding en reguliere communicatie.
De rollen van bestuur, directie, leidinggevenden, HR, vertrouwenspersoon en andere betrokkenen zijn duidelijk vastgelegd.
Leidinggevenden weten hoe zij signalen herkennen, bespreekbaar maken en doorgeleiden.
Criteria voor werving, inschaling, beoordeling en ontwikkeling zijn vastgelegd en consequent toepasbaar.
Stap C — Strategischverbonden met de koers en doelen van de organisatie
Op orde / Actie nodig / N.v.t.
Bestuur en directie geven zichtbaar het goede voorbeeld en spreken anderen aan op gedrag.
Inzichten uit signalen, meldingen en klachten worden gebruikt om structurele oorzaken aan te pakken.
Werknemers worden actief betrokken bij het verbeteren van cultuur en sociale veiligheid.
Verschillen in instroom, beloning, ontwikkeling en doorstroom worden periodiek onderzocht, verklaard en leiden waar nodig tot verbetermaatregelen.